gestión documental

Posted By: Novatedi Dixital In: Servicios On: domingo, abril 17, 2016 Comment: 0 Hit: 763

¿Qué es la gestión documental?

La información que manejan las empresas aumenta diariamente (pedidos, albaranes, facturas, expedientes, proyectos, catálogos, normas y procedimientos, etc.).

Es común a todas las empresas, sin importar su tamaño, la problemática de gestionar su documentación.

La gestión documental es la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información.

ahorro

¿De dónde viene? 

“La oficina sin papel” fue la idea que impulsó la implantación de los primeros sistemas de gestión documental en las empresas.

El aumento de los metros cuadrados dedicados al almacenamiento de papel y del tiempo invertido en la búsqueda y consulta de documentos, hicieron que muchas organizaciones se decidieran a invertir en aplicaciones de gestión documental.

Desde ese momento, la gestión documental ha experimentado una evolución continua en su afán de adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas.

 

¿A dónde va? 

La gestión eficiente de un archivo digital centralizado para toda la organización.

El soporte universal a todos los formatos de fichero.

La entrada automática de documentos que llegan vía fax o email.

Las técnicas de autoarchivado que evitan tiempos de clasificación

La integración con el resto de sistemas de información de la empresa (ERP, CRM, página Web, etc.).

Los flujos de trabajo que garantizan la correcta gestión de cada documento y potencian el trabajo en equipo.

El control de versiones automático que permite la recuperación de documentos.

La aplicación de la política de seguridad corporativa a los documentos y no sólo a los datos.

 

¿Por qué digitalizar?

¡Ahorrar espacio!

cm2 (almacenes electrónicos) & m2 (almacenes físicos)

¡Ahorrar tiempo!

¿Cuánto tarda en encontrarse un documento que no se encuentra nunca? 

¡Ahorrar dinero!

ahorro de entre un 50 y un 70% en papel, toners, fotocopias, faxes, sellos, sobres, etiquetas, carpetas,armarios archivadores, m2, horas de personal, etc.

 ¡Mejorar la seguridad!

Cumplimiento de la LOPD. Controla de acceso, copias de seguridad, elimina riesgos como incendios,inundaciones, robos, etc. 

Sistemas de Gestión Documental Inteligente (SGDI)

Una única plataforma software da cobertura integral al tratamiento electrónico de la documentación, desde su digitalización hasta su gestión en formato electrónico.

Gestión universal de toda la documentación que entra, se genera o sale de la organización independientemente de su formato.

Se comunican con las aplicaciones de gestión para el envío o recepción de datos. 

DF-SERVER, la solución :

Es un software de Gestión Documental Inteligente que permite digitalizar facturas, expedientes, nóminas, contratos, etc. haciéndolos accesibles de forma inmediata.

Además, clasifica automáticamente la documentación una vez escaneada, evitando pérdidas innecesarias de tiempo y dinero y está homologado por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada, mediante la cual podrá destruir sus facturas en papel de forma totalmente legal.

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